郴州市人民政府办公室关于印发郴州市政府债务管理试行办法的通知

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郴州市人民政府办公室关于印发郴州市政府债务管理试行办法的通知

湖南省郴州市人民政府办公室


郴州市人民政府办公室关于印发郴州市政府债务管理试行办法的通知

郴政办发〔2008〕13号



各县市区人民政府,市政府各部门、直属机构、部门管理机构,中省驻郴各单位:

《郴州市政府债务管理试行办法》已经市人民政府同意,现印发给你们,请认真遵照执行。



郴州市人民政府办公室

二○○八年九月二十五日

郴州市政府债务管理试行办法

第一章 总 则



第一条 为加强政府债务监督管理,规范政府债务举借、使用、偿还或依法提供担保的行为,合理利用政府债务资金,防范和化解政府债务风险,根据国家和省有关规定制定本办法。

第二条 本办法所称政府债务,是指由政府及其所属职能部门或者其所属单位(含财政拨款的事业单位、公益事业部门或企业、政府设立的各类投融资机构,以下简称单位)直接举借的,用于履行政府职责或公益项目建设,以财政性资金收入(或财政拨款)为还款来源的债务,以及通过合法担保、承诺还款等融资形式形成的需政府偿还的债务。

政府所属职能部门,是指履行一般公共服务、公共安全、教育、科学技术、文化体育和传播、社会保障和就业、医疗卫生、环境保护、城市社区、农林水、交通运输、工业商业金融等行政管理职责的部门。

公益事业部门或企业,是指履行部分政府职责、代表政府对公益项目、基础设施进行投资的部门或企业,主要包括城市公共交通、自来水、煤气、电力、交通、城市建设投资公司等。

第三条 本市各级政府及其所属部门(单位)举借、使用、偿还政府债务或提供合法担保以及对政府债务的监督管理适用本办法。

第四条 在政府统筹安排下,各级财政部门全面负责、归口管理本级政府债务,承担本地政府债务监督管理的具体职责,指导和监督下级政府财政部门的政府债务管理工作。

审计部门依法对本级和下级政府债务进行审计。

第五条 举借政府债务或提供合法担保应当遵循统筹兼顾、控制规模、注重实效、明确责任、防范风险和依法决策的原则,坚持“权、责、利”和“借、用、还”相统一。



第二章 政府债务的举借和依法担保

第六条 政府债务规模应当与本地国民经济发展和可支配财力相适应。政府债务资金必须用于区域整体发展所急需且存在一定资金缺口的公益性项目、市政公共基础设施建设,不得用于经常性支出和竞争性项目建设。

第七条 政府债务举借实行计划控制,各级财政部门每年年初根据经济社会发展需要、财力情况以及本级政府所属职能部门(单位)的政府债务年度收支计划,合理确定年度新增债务规模,汇总制定本级政府债务年度收支计划,经同级政府常务会议审核,报同级人大常委会批准后实施,并报上级财政部门审查、备案。

第八条 乡镇政府及其所属职能部门(单位)不得举借政府债务和提供担保。

第九条 举借政府债务的部门(单位)必须遵循“先审批、后举借”的程序,按财政部门的要求编制本部门(单位)政府债务年度收支计划,将年度收支计划连同举债项目立项审批资料,在报送年度财政收支预算时一并报送财政部门审批。未经财政部门审批,不得自行举债。

举借政府债务不得突破批准的规模,需要调整的,应当按照前款规定程序重新报批。

第十条 政府债务收支计划包括举借、偿还政府债务计划和债务余额变动情况,按项目、债务类型反映举借和偿还政府债务的情况,按债务类型反映偿还债务的资金来源,逾期债务处理等内容。举债项目立项审批资料包括:

(一)举借政府债务申请书;

(二)经批准的项目建议书和可行性研究报告;

(三)重大项目听证、公示结果报告;

(四)本部门(单位)的财务报表;

(五)财政部门认为应当提供的其他资料。

政府债务申请书应当载明下列事项:

(一)项目名称、内容;

(二)举借债务数额、来源、期限、利率;

(三)配套资金落实情况;

(四)还款计划和举借政府债务对财政预算、部门预算的影响;

(五)还款资金来源和偿债行政责任人、偿债监督行政责任人及使用政府债务资金的部门(单位);

(六)其他应当载明的事项。

第十一条 财政部门负责汇总各部门(单位)的申请材料,并根据年初人大常委会批准的举债计划严格控制规模,会同有关投资审批主管部门逐一进行审批后执行。重大举债项目应先进行社会听证和公示,再报同级政府审批。

第十二条 对于需要上级政府或者财政部门转贷、合法担保的政府债务,必须由本级政府报上级政府审批。审批时,应当出具本级政府常务会议作出的还款承诺文件、偿债行政责任人与本级政府签定的偿债责任状。

第十三条 有下列情形之一的,政府及其财政部门不予批准举借政府债务:

(一)偿债资金来源和责任没有落实的;

(二)举借或提供合法担保的政府债务资金不符合第六条规定用途的;

(三)超过财政承受能力容易引发债务风险的;

(四)有逾期债务的。

第十四条 除法律和国务院另有规定外,政府不得发行地方政府债券。

第十五条 各级政府及其所属职能部门(单位)不得作为政府债务的担保人,也不得为其他经济组织担保,但经国务院批准为使用外国政府贷款或者国际金融组织贷款进行转贷的除外。依法提供担保必须经同级财政部门审批。

第十六条 申请提供合法担保的部门(单位),应向同级财政部门提供下列资料:

(一)担保申请书。申请书应当载明担保人、债权人和债务人名称,担保项目名称、内容,担保债务的数额、期限、利率、债务人配套资金数额、偿还债务资金来源,担保人偿还债务责任落实情况,对财政预算的影响,防范和化解债务风险的能力等事项;

(二)担保项目建议书和可行性研究报告;

(三)债务人和担保人的财务报表及反担保文件;

(四)财政部门认为应当提供的其他资料。

第十七条 政府债务审批工作原则上应在30个工作日内完成,重大举债项目的审批不得超过60个工作日。

第十八条 部门(单位)的举借政府债务申请或提供合法担保申请经批准后,应按申请落实配套资金等有关事项。对不能落实的,批准机关可以撤销举借政府债务或提供合法担保的批准文件。

第十九条 举借政府债务的部门(单位)在签定借款合同后30个工作日内,应当持借款合同副本向同级财政部门备案。



第三章 政府债务资金的使用

第二十条 政府债务资金实行专户管理,专款专用,不得截留、挪用,接受财政部门监督。

第二十一条 政府债务资金的使用范围与用途必须与批准的使用范围和用途一致,任何单位和个人不得以任何名义改变政府债务资金的使用范围和用途。确需变更使用范围和用途的,应按原程序重新报批。

第二十二条 政府债务工程项目的概算、预算、决算,由财政部门委托财政投资评审机构进行评审,并出具评审报告。

第二十三条 按照《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国政府采购法》和国家的有关规定,政府债务项目需要进行招标和政府采购的,应严格按照相关规定执行。

第二十四条 使用政府债务资金的项目,应实行项目法人责任制,由项目法人对政府债务资金的使用效益负责。

第二十五条 使用政府债务资金的项目,应按时开工建设,并在计划期内竣工和交付使用。

第二十六条 在使用政府债务资金项目实施期内,财政部门应当及时准确掌握项目贷款及配套资金使用情况,加强稽核检查,严防项目举债突破计划规模。审计部门应当对最终债务人的债务资金使用情况和偿债计划落实情况进行审计监督。

第二十七条 使用政府债务资金的部门(单位)应当严格按照有关规定对债务资金进行财务管理和会计核算,接受财政、审计部门的监督,按规定向同级财政和审计部门报送项目财务报告、单位财务报告和偿债计划落实情况。对项目在实施中遇到的特殊情况或问题,应随时报告。

第二十八条 使用政府债务资金的部门(单位)应当在使用政府债务资金项目完成后30个工作日内,向同级财政、审计等部门提交使用政府债务资金项目终结报告。

第二十九条 接到部门(单位)提交的使用政府债务资金项目终结报告后,财政部门应对项目的社会经济效益、功能作用等进行绩效评价,审计部门应对项目资金使用情况进行全面审计。



第四章 政府债务的偿还



第三十条 政府债务的偿还,坚持“谁受益、谁偿还,谁主管、谁负责”的原则。使用政府债务资金的部门(单位)为最终债务人。最终债务人的法定代表人为偿债行政责任人,对组织偿还政府债务工作承担行政领导责任;最终债务人的本级政府主管领导为偿债监督行政责任人,对偿债行政责任人组织偿还政府债务工作承担监督责任。

第三十一条 在政府债务项目实施期间和还款期间,最终债务人应当将偿债资金列入财务计划,积极筹措资金,按照借款合同规定按时偿还到期债务。属于政府转贷的政府债务,应当通过财政部门逐级向转贷机构偿还。属于合法担保的政府债务,由最终债务人向债权人直接偿还。

最终债务人无法偿还的到期政府债务,由担保人履行连带偿还责任;属于转贷的,转贷机构必须按照签订的协议履行偿还债务义务。担保人和转贷机构代最终债务人偿还债务后,有权向最终债务人追偿。

第三十二条 经本级政府批准,最终债务人需用财政资金偿还债务的,应当向同级财政部门申请列入本部门(单位)的部门预算。财政部门应按照批准的预算及时拨付偿债资金。

第三十三条 财政部门应当设立偿还政府债务资金专户。列入财政和部门预算的偿债资金,由财政部门或者有关部门按预算直接拨入偿债专户,专门用于偿还政府债务。

第三十四条 下列资金可以作为偿还政府债务资金的主要来源:

(一)政府性债务项目收益或提取的折旧;

(二)配套资金中安排的偿债资金;

(三)经批准的政府偿债准备金;

(四)财政预算安排的专项偿债资金;

(五)超收的国有土地有偿使用收入;

(六)经批准处置国有资产的收入;

(七)最终债务人的自有资金或资产出让收入;

(八)最终债务人的其他收入。

第三十五条 各级财政部门应当按照政府债务余额的一定比例建立政府偿债准备金。政府偿债准备金由各级财政部门开设专户管理,专门用于偿还到期政府债务本金和利息,不得挤占挪用。

第三十六条 下列资金可以作为政府偿债准备金的来源:

(一)财政预算安排的资金;

(二)专项用于偿还政府债务的非税收入;

(三)提前收回的政府债务资金;

(四)从配套资金中提取的资金;

(五)政府偿债准备金的增值部分;

(六)债务资金银行存款利息净收入;

(七)回收的政府债权、财政性资金债权;

(八)处置国有资产的收入;

(九)对逾期还款收取的滞纳金和罚款;

(十)其他合法来源资金。

第三十七条 对不能偿还到期政府债务或不能依法履行担保责任的部门(单位),本级政府财政部门可根据其签订的借款合同、担保合同及承诺,扣减应拨付的财政性资金代其偿还,或按照法定程序采取其他方式进行偿还;对不能及时偿还到期政府债务的下级政府,上级政府财政部门可根据其签订的借款合同、担保合同及承诺,采取扣减税收返还、转移支付或者其他财政资金等强制性办法清偿债务。对延期偿还的债务,按照合同约定收取滞纳金。

第三十八条 最终债务人的法定代表人发生变更前,应当告知财政和审计部门,由审计部门依法进行审计;新的法定代表人承担组织偿还全部政府债务的行政领导责任。

第三十九条 最终债务人发生产权转让、资产重组、企业改制等产权变更或破产,必须事先征得财政或有关项目审批部门同意。财政部门商有关项目审批部门对还款计划作出相应的调整和安排,落实新的债务人或担保人,并按规定签订新的借款协议或担保承诺书。

第四十条 政府所属部门(单位)以资产或权益抵押而形成的政府债务,其抵押担保资产或权益收入,在债务未清偿完毕前,不得挪作他用。



第五章 政府债务的风险管理及监督

第四十一条 各级政府要构建政府债务风险预警体系,建立以负债率(债务余额与当年地区生产总值的比例)、债务率(债务余额与当年可支配财力的比例)、偿债率(年度还本付息额与当年可支配财力的比例)为重点的债务风险监测指标体系,对政府债务的规模、结构和安全性进行动态监测和评估。

政府债务监测指标按年度考核。各级政府要把各项指标降低到风险预警线以下,其中,负债率不得超过10%,债务率不得超过100%,偿债率不得超过15%。若负债率、债务率、偿债率3个主要债务监测指标中有1个指标达到或超出风险预警线,则不得再增加新的政府债务。

第四十二条 建立政府债务定期检查制度。各级政府财政部门每年至少对本级政府所属部门(单位)及下级政府举借、使用、偿还和监督管理政府债务情况进行一次监督检查。对已超出风险预警线的,要督促其将债务规模控制在风险预警线以下;对存在逾期未还的债务,要督促其积极采取措施,筹措资金予以解决。

第四十三条 各级政府要建立政府债务统计和报告制度,举借政府债务的部门(单位)每年年终应当向同级财政部门报送政府债务举借、使用、偿还、结构、余额等情况,财政部门进行分类统计后,向本级政府、人大常委会报告,并由政府主要领导签批后,报上一级财政部门备案。

第四十四条 各级政府财政部门要指导最终债务人合理利用金融工具,防范外币债务的汇率和利率风险。

第四十五条 政府及其所属部门(单位)的政府债务增减情况应当列入领导干部经济责任审计范围,防范和化解政府债务风险情况应纳入领导干部的考核内容。

第四十六条 最终债务人应积极配合财政、审计等部门的监督管理和审计工作,对拒不配合或阻挠相关工作的,将根据相关规定予以通报批评等处分,并根据情况暂缓下达基本建设预算或暂停拨付财政性资金。

第四十七条 违反本办法,有下列行为之一的,由财政部门按照《财政违法行为处罚处分条例》进行处罚;对偿债行政责任人、偿债监督行政责任人,由有关部门给予行政处分;构成犯罪的,依法追究刑事责任:

(一)未按照规定原则和程序举借政府债务的;

(二)部门(单位)未将债务收入或支出纳入部门预算的;

(三)违反规定,擅自出具担保的;

(四)虚报项目,骗取政府债务资金的;

(五)不到或不及时到财政部门登记政府债务、向财政部门提供财务报表和债务报告的;

(六)配套资金和政府偿债准备金不落实的;

(七)截留、挪用政府债务资金和偿债资金的;

(八)不能偿还到期政府债务的;

(九)违反法律、法规和本办法,瞒报、少报政府债务规模的。

第四十八条 上级领导强令或者授意有关部门(单位)违反本办法规定程序,或者违法干预举借政府债务决策的,根据干部管理权限由行政监察机关依法追究其行政责任。

第四十九条 财政部门工作人员有下列行为之一的,由行政监察机关对直接责任人和分管领导追究行政责任;构成犯罪的,依法追究刑事责任:

(一)无故拖延办理政府债务审核、批准手续的;

(二)审核把关不严,存在明显失职行为,造成政府债务资金损失的;

(三)对政府债务风险防范处置不当,造成严重后果的;

(四)利用审核或批准举借政府债务、拨付政府债务资金之便收受财物的。



第六章 附 则

第五十条 本办法由郴州市财政局负责解释。

第五十一条 本办法自颁布之日起实施。法律、法规、规章另有规定的,从其规定。


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关于农村卫生机构改革与管理的意见

卫生部 国家计委 财政部、人事部、国家中医药管理局


关于农村卫生机构改革与管理的意见

(卫生部、国家计委、财政部、人事部、国家中医药管理局2002年12月18日印发)

  为建设和完善社会主义市场经济体制下的农村卫生服务体系,满足农村居民多层次、多样化的卫生服务需求,根据《中共中央、国务院关于进一步加强农村卫生工作的决定》(中发[2002]13号)的精神,对农村卫生机构的改革和管理,提出以下意见:

  一、建设社会化的农村卫生服务网络。农村卫生服务网络是由政府、集体、社会和个人等在县(市)、乡(镇)、村范围内举办的各种医疗卫生机构组成,以公有制为主导,多种所有制形式共同发展的社会化网络。地方各级人民政府要加强宏观调控,注重发挥市场机制作用,打破部门和所有制界限,从当地实际出发,整体规划农村各级各类医疗卫生机构的设置,明确功能定位,综合利用农村卫生资源。

  二、发挥公立卫生机构在农村卫生服务中的主导作用。建立和完善农村公立卫生机构是政府的重要责任,既要通过深化改革,调整布局、减少数量、控制规模、精简人员、完善功能和加强管理,提高农村公立卫生机构的服务效率和质量,又要保证必要的投入,促进公立卫生机构良性发展,保证农村居民预防保健和基本医疗服务的需求。

  三、民办医疗机构是农村卫生服务网络的重要组成部分。要营造公平竞争的环境,按机构性质采取减免税收等优惠政策,保护和扶持农村民办医疗机构的发展,满足农村居民多样化的卫生需求。要鼓励城市医疗机构和人员到农村办医或向下延伸服务。要根据当地区域卫生规划和《医疗机构管理条例》审批民办医疗机构,并加强对民办医疗机构的业务指导和监督管理。严禁向农村民办医疗机构乱收费。

  四、政府举办的县级卫生机构既是农村医疗、预防和保健的服务中心,也是业务指导和培训中心,承担农村预防、保健、医疗、急救等服务以及对基层卫生机构和人员的业务指导与培训等职责。县级卫生机构内部的各项改革按城镇医疗卫生体制改革要求和原则进行,但要突出其面向农村基层的功能和服务特点。县级人民政府要支持并发挥县级卫生机构在农村卫生服务网络中的作用。

  五、乡(镇)卫生院按功能分为一般卫生院和中心卫生院。一般卫生院提供以预防保健、基本医疗、健康教育、计划生育、康复等为主要内容的综合性服务;受县级卫生行政部门委托承担辖区内公共卫生管理;负责对村级卫生机构的技术指导和对乡村医生的培训等。中心卫生院是一定区域范围内的预防、保健、医疗技术指导中心,除具有一般卫生院的功能外,还承担协助县级卫生机构开展对区域范围内一般卫生院的技术指导等工作。要增强乡(镇)卫生院预防保健、产科、计划生育、急救等服务功能,加强乡(镇)卫生院中医科建设,扩大中医药(民族医药)服务领域,提高中医药(民族医药)服务水平。乡(镇)卫生院一般不得向医院模式发展。

  六、严格控制乡(镇)卫生院的数量和规模。县级人民政府根据区域卫生规划和乡(镇)行政区划调整,确定乡(镇)卫生院的数量和布局。原则上每个乡(镇)应有一所卫生院,调整后的乡(镇)卫生院由政府举办。在邻近城镇、医疗资源较丰富的地方,乡(镇)卫生院要缩小医疗服务规模,主要承担预防保健服务等公共卫生工作。每个县(市)应根据需要,建好几所中心卫生院。要根据乡(镇)卫生院的服务功能、服务人口、服务范围、交通条件和当地疾病的发病情况等核定乡(镇)卫生院的规模、人员。乡(镇)卫生院要按照功能定位,严格控制规模,分流富余人员,压缩多余病床。

  七、规范乡(镇)卫生院改制。调整后多余的乡(镇)卫生院可以进行资源重组或改制,可转为医院、门诊部、诊所、村卫生室或转作它用。在改制过程中要严格执行国有资产管理法律法规,规范资产评估和运作程序,防止国有和集体资产流失。要妥善安置下岗职工和离退休人员,变现资金要用于原有人员的安置及当地农村卫生工作。要按照《医疗机构管理条例》,对改制后的机构名称、服务内容和项目进行重新核准,变更登记,并根据经营性质在相关部门注册登记。

  八、改革乡(镇)卫生院管理体制。乡(镇)卫生院人员、业务、经费等由县级卫生行政部门按职责管理。积极探索乡(镇)卫生院合作经营多种运营形式,建立有效运行机制。要加强乡(镇)卫生院院长的选拔和任用管理,实行院长任期目标责任制,落实和扩大院长的人事、分配、业务等经营自主权。要定期对乡(镇)卫生院院长进行管理技能和相关政策的培训,提高乡(镇)卫生院院长的管理水平。加强对乡(镇)卫生院院长的考核、监督。

  九、转变乡(镇)卫生院服务模式。乡(镇)卫生院要坚持以人为本,以人群健康为中心,转变服务模式,拓宽服务内容,深入农村社区、家庭、学校,提供以预防保健、健康教育为主的综合性卫生服务。有条件的地区要逐步推行农村社区卫生服务。

  十、深化乡(镇)卫生院人事分配制度改革。积极推行人员聘用制度,实行竞争上岗,形成具有生机活力的用人机制。结合推行人员聘用制度,进一步搞活单位内部分配,扩大单位分配自主权,根据按岗、按任务、按业绩定酬的原则,使卫生专业技术人员的收入与其岗位任务、技术能力和工作绩效挂钩。

  十一、加强村卫生机构建设。村卫生室承担规定的疾病预防、妇幼保健、健康教育、残疾人康复等工作,提供常见病、多发病的一般诊治和转诊服务。鼓励应用中医药(民族医药)诊疗技术为农村居民服务。要按照方便群众、合理配置卫生资源的原则设立村卫生室,邻近行政村可以联合设置卫生室。可采取村民委员会办、乡(镇)卫生院办、乡村联办、社会承办或有执业资格的个人承办等多种形式举办村卫生室。村卫生室要积极提供巡诊和上门服务,有条件的地方可建立农村居民健康档案,签订服务合同,开展社区卫生服务。

  十二、强化农村卫生服务网络的整体功能。鼓励县(市)、乡(镇)、村卫生机构开展纵向业务合作,加强技术、业务的合作和互补。鼓励县级医疗卫生机构联办或承办乡(镇)卫生院,乡(镇)卫生院联办或承办村卫生室,鼓励城市和县级卫生技术人员到乡(镇)和村、乡级卫生技术人员到村开展服务。注重发挥各级、各类、各种所有制形式医疗卫生机构的优势和特点,提高医疗卫生服务整体质量,使农村居民就近得到安全、有效、经济、方便的医疗卫生服务。公立医疗卫生机构有义务支持当地农村合作医疗制度建设,符合条件的民办医疗机构也可以作为农村合作医疗的定点医疗机构。

  十三、加强农村卫生机构监督管理。县级卫生行政部门要按照国家有关卫生法律法规,加强全行业管理和卫生监督执法工作,严格农村卫生机构、从业人员、卫生技术应用的准入,建立并完善农村卫生技术人员考核制度,禁止非卫生技术人员进入卫生技术岗位,杜绝不具备执业资格的人员执业,严厉打击非法行医。要加强对乡(镇)、村各类医疗卫生机构建设的规范管理,重点对医疗操作规程、医疗安全与质量、合理用药、一次性医疗用品使用、医疗器械消毒等进行监督检查。进一步完善乡村卫生服务管理一体化,加强乡(镇)卫生院对村卫生室的业务管理和指导,健全各种规章制度,规范村卫生室的服务行为,加强服务质量控制。逐步推行农村卫生机构药品集中采购,也可由乡(镇)卫生院为村卫生室统一代购药品,保证药品质量。县级价格主管部门要规范农村卫生机构价格行为,加强对农村卫生机构执行药品和医疗价格政策的指导和监督检查。

  十四、加强对农村卫生机构改革和管理工作的组织领导。地方有关部门要统一认识,积极协作,因地制宜,分类指导,制定农村卫生机构改革和管理的相关政策措施,建立和完善各项规章制度,不断推进适应新形势要求的农村卫生服务体系建设,推动农村卫生工作健康发展。

青岛市《归档文件整理规则》实施细则

山西省青岛市档案局


青岛市《归档文件整理规则》实施细则

发文字号:青档字[2002]77号
  成文日期:2002-12-30
  发文单位:青岛市档案局


  1.范围
  1.1本标准规定了归档文件整理的原则和方法。
  1.2本标准适用于市直机关、团体和其他社会组织。各区市可参照执行。
  2.整理原则
  遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。
  3.质量要求
  3.1归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整,字迹模糊或易退变的文件应予复制。
  3.2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
  4.整理方法
  归档文件以"件"为单位进行整理。一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文为一件。
  4.1装订
  归档文件应按件装订。归档文件装订前应进行排序。一般顺序如下:正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;复文在前,来文在后。汉文本在前,少数民族文字文本在后。不同文字的文本,无特殊规定的,中文本在前,外文本在后。
  4.1.1永久保存的归档文件可采用缝纫机、三孔一线或不锈钢装订针在文件左侧中部装订,装订长度为10-15CM。
  4.1.2其他归档文件及书籍、刊物等保持原装订形态。
  4.2分类
  归档文件采用年度-保管期限或年度-保管期限-机构分类法。同一全宗应保持分类方案的稳定。
  4.2.1按年度分类。将文件按其形成年度分类。
  4.2.1.1一般应以文件签发日期(即落款日期)判定文件所属年度。
  4.2.1.2跨年度形成的会议、案件等文件,归入办结年度。
  4.2.1.3几份文件作为一件时,"件"的日期应以装订时排在最前面的文件的日期为准。4.2.1.4文件没有标注日期时,需要分析文件内容、制成材料、格式、字体以及各种标识,通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期,并据以按年度合理归类。
  4.2.2按保管期限分类。即将同一形成年度的归档文件按划定的保管期限分成永久、长期、短期三个类别。
  4.2.3按机构分类。即将同一保管期限的归档文件按其形成和承办机构分类。
  4.3排列
  归档文件在分类方案的最低一级类目内,按其形成时间排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
  4.4编号
  归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号,在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、期限、件号等项目(式样见图一)。
  4.4.1全宗号:同级档案馆给立档单位编制的代号。
  4.4.2年度:文件形成年度,以4位阿拉伯数字标注公元纪年,如2000。
  4.4.3期限:归档文件保管期限的简称或代码。
  4.4.4件号:文件的排列顺序号。其编制方法是:依据归档文件的排列顺序,一个机关每一年度每种保管期限的归档文件均从"1"开始标注。
  4.5编目
  归档文件应按保管期限分别按件编制归档文件目录。
  4.5.1归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、密级、备注等项目(式样见图二)。
  4.5.1.1件号:文件的排列顺序号。
  4.5.1.2责任者:制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。
  4.5.1.2.1填写责任者项时一般应使用全称或通用简称,不能使用"本局"等含义不明、难以判断的简称。
  4.5.1.2.2联合发文时一般应将所有责任者照实抄录,责任者过多时可适当省略,但作为责任者之一的立档单位必须抄录。
  4.5.1.2.3未署责任者的归档文件,编目时应根据文件内容、形式等特征加以考证并填写。
  4.5.1.3文号。文件的发文字号。
  4.5.1.4题名。文件标题,一般应照实抄录。
  4.5.1.4.1有副题名或并列题名的归档文件。在正题名能够反映文件内容时,副题名一般无须抄录。并列题名即以其它语言文字书写的题名,需要时可与正题名一并抄录。
  4.5.1.4.2题名中反映发文机关名称的,抄录题名时,可省略发文机关名称。
  4.5.1.4.3没有题名,或题名含义不清,不能揭示或不能全面揭示文件内容的归档文件。应根据文件内容重新拟写或补充标题,外加"[]"号。
  4.5.1.4.4有些归档文件独立性强,如正文仅有实施意见,附件则是具体的条文规定,或者附件是正文的重要补充和说明,可在正件题名后抄录附件题名,外加"()"号。
  4.5.1.5日期。文件的形成时间,即文件的签发时间(落款时间),以8位阿拉伯数字标注年、月、日,月、日不足两位,前加"0";将表示月、日的数字回行填写,即填为两行,如 。
  4.5.1.6 密级。文件本身标注的保密等级,应照实抄录。
  4.5.1.7备注。注释归档文件需要补充和说明的情况。
  4.5.2归档文件目录及封面用纸采用国际标准A4型(长、宽分别为297mm、210mm)(式样见图三)。
  4.5.3归档文件目录(加封面)的装订,应使用统一规格的目录夹(式样见图四)。
  4.6装盒。归档文件应按件号顺序装入档案盒,并填写备考表、档案盒封面及盒脊项目。
  4.6.1不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒。
  4.6.2不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒。
  4.6.3 档案盒外型尺寸为310mmⅹ220mm(长ⅹ宽),盒脊厚度根据需要设置为20mm、30mm、50mm(式样见图五)。
  4.6.4档案盒封面应使用全称或规范化简称标明全宗名称(即立档单位名称),全宗名称应以印章形式盖在档案盒封面相应位置上(式样见图六)。
  4.6.5档案盒盒脊设置全宗号、年度、保管期限、起止件号和盒号。除保管期限外,其他均用阿拉伯数字填写(式样见图七)。
  4.6.5.1全宗号。同4.4.1。
  4.6.5.2年度。盒内文件的形成年度,如1999。
  4.6.5.3保管期限。盒内文件所属保管期限,一般以汉字全称表示,如"永久"、"长期"、"短期"。
  4.6.5.4起止件号。盒内排列最前和最后的归档文件的件号,其间用"-"号连接,如"12-89"。
  4.6.5.5盒号。档案盒的排列顺序号,在档案移交进馆时按进馆要求编制。一般一种保管期限编一个流水号。
  4.6.6备考表。置于盒内所有归档文件之后,用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期(式样见图八)。
  4.6.6.1盒内文件情况说明。填写盒内归档文件需要说明的情况,包括文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况(如字迹模糊、缺损)等。整理工作完毕后归档文件如有修改、补充、移出、销毁等情况,应在备考表中加以说明。
  4.6.6.2整理人。负责整理归档文件的人员姓名。
  4.6.6.3检查人。负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
  4.6.6.4日期。归档文件整理完毕的日期。