软件公司的商帐管理
北京中关村的一家软件企业，同时兼营一些网站制作及推广业务。公司在经营中累积了大量的债权，严重影响公司的运营。这些债权有这样的特点：1、债权极为分散，债权总数只有一百多万元，但是却有一千多笔，最少的一百块，最多的也只有几万块；2、时间长，这是公司经营中历年积累下来的，大约有三分之一已经过了两年的诉讼时效；3、材料混乱，这些债权的形成以及相关材料很多无处查询，没有人很清楚的知道；4、这样一些小的债权还在不断产生；5、公司并没有任何人具体负责这些债权的催收。
无疑那家软件公司的债权催收将面临巨大的困难。1、债务人公司是否存在？一些小的公司，经营不好就不去年检，让公司自然消亡，公司都没有了，自然债权也要不到了；2、公司的经营地址和联系方式是否发生变化？一般的公司都是租赁写字楼办公，一年一搬家很常见，一搬家联系方式等全部发生变化，必须重新找到新地址所在；3、原来的经办人是否还在？这看起来与债权的催收并没有关系，其实关系很密切，一般小公司没有完善的文件保管制度，经办人走了，这么小的一件事情，也许移交工作时并没有做交代，没有人知道这件事情，那么当然不会轻易付给你钱；4、如果债权数额较大还要考虑，债务人是否有偿还的经济能力。
如果债务人不想还钱，那么只有起诉，但是起诉的成本巨大。无论案件的大小，基本工作量是一样的，必须捋清法律关系，整理好证据材料，去工商局查询债务人的工商注册材料，找到公司注册地址和法定代表人，然后才能制作诉讼文书。起诉要去法院五次，立案一次、开庭一次、领判决书一次，申请执行一次，领执行款一次，如果幸运的话，可以少去几次，当然也可能比五次要多。很多小公司被郊区的税收优惠政策吸引注册在郊区，但是却在市里办公，这样必须要去郊区起诉，往返郊区的时间和交通成本是很高昂的。到法院起诉要交诉讼费，工商局查询要交纳查询费，如果加上律师费，每个案件的成本可能高达一万元，那么对于标的额在一万以下的诉讼案件根本就没有诉讼的意义。
根据美国商法联盟调查数据显示，当逾期时间为一个月时间，追帐成功率为93.7%，当逾期半年时，成功率降为57.8%，当逾期两年左右，成功率为13.5%。美国企业的应收帐款回收期平均只有37天，而中国企业平均为100多天。美国公司追帐的成功率为60%以上，而中国企业的成功率不到20%。根据中国的国情，以及我们工作中的实务经验，对于这些小额的债务必须建立一套完整的催收制度才能有所保障，下面将探讨这个催收制度的建立。
一、健全内部合同管理
合同管理不仅仅是保管合同原件，更需要保留好合同相关的往来传真、备忘录、相关人员签署的收货凭证等等，都要妥善保管好。很多公司是没有合同管理的，对于一些小的合同，原件虽然在公司的专人手中，但是在执行过程中有关材料随意分散在业务人员手中，业务人员走了，该资料也就没有了，合同的执行情况也就没有人知道了。一旦发生纠纷没有人能完全知道事情的来龙去脉，没有人手头有完整的材料。
合同保管要强调责任制，在合同执行阶段，合同可以由业务人员或业务部门经理保管，凡是和合同执行有关的材料统一在第一时间交给该人保管。业务办理完毕应当完整移交到公司专职保管人员。我们建议在移交的材料中加上一个合同执行说明，由具体经办人对合同的执行情况进行说明，将材料列个清单，可以做成格式直接填写。
二、强化催收
中国讲人情，在我们的实务工作中发现，越是关系好，可能款项越晚兑现。大部分款项并不是对方没有能力支付，而是不想支付，想想现金在自己公司握着多主动，而且可以生息，总比还给别人好。所以很多公司是看哪个催得急，谁急就先付给谁。而如果碍于面子，就只能等到最后了，万一对方资金一紧张，这帐就成了陈年老帐了，所以要加强货款催收。
催收也要讲策略，按过程分别进行排布。
第一步，直接由业务人员负责催收。业务员的待遇是与业务量挂钩的，业务人员应当对帐款承担催收责任。业务人员是公司最底层的工作人员，可以可怜兮兮去找对方，“大哥，你要是不给我钱，我就要失业了。”，这样博得同情心，小的帐款一般都能这样催收回来。这一步的时间不要太长，给予两周的时间就行了，没有效果进入下一步。
第二步，财务部核帐。财务部核帐有两个目的，第一告诉对方这笔帐款开始移交到公司统一来处理了，二是和对方核帐，确认欠款的事实与数额。这个很重要，一旦发生诉讼有这张核帐单，双方的法律关系就非常的简单了，不需要对合同执行中的质量、数量等双方可能发生争议的事项进行纠缠了。这个时候双方还没有闹僵，拿到这样的核帐单一般比较容易。当然财务部目的不是要核帐，还要催收款项，财务部人少，自然没有人专职来打要帐电话，可以让单位前台或其他人以财务部的名义打这个电话。
第三步，以上措施都没有效果，那么说明对方有想赖帐的可能。如果对方说，你再等几天，我们马上有一笔到帐，一到就给你，这样的话，最多只能信一次，不要有太多的指望。以上两个步骤已经进行了三个月，仍然没有效果就应当考虑移交公司法律部门，由法律部门进行处理。
三、果断采取法律措施
很多公司顾虑采取法律措施会伤了彼此友好的业务关系，失去了一个客户。这是中国国情，确实是要考虑的，但是只要想想，做任何的业务都是以赢利为目的的，如果对方不支付帐款，那么要这个友好的业务关系做什么？与其拖到以后翻脸，再对簿公堂，不如现在采取法律措施早点将款项收回来更为塌实。
采取法律措施，也能考虑到中国国情，不是一开始就直接将对方告上法庭。可以先给对方打招呼，说要采取法律措施了，再不理睬，发个律师函，最后才起诉，这样的话对方就自己陷入了不人情了，再有什么埋怨也不好讲了。
作者：王瑜，北京律师，电话：010-51662214，
电子邮件：lawyerwy@263.net。
网址：www.rjls.cn。
工商行政管理机关行政处罚案件听证暂行规则
国家工商行政管理局
工商行政管理机关行政处罚案件听证暂行规则
1996年10月17日国家工商行政管理局令第59号公布
目录
第 一 章 总 则
第 二 章 申 请 和 受 理
第 三 章 听 证 主 持 人 和 听 证 参 加 人
第 四 章 听 证 准 备
第 五 章 听 证
第 六 章 附 则
第 一 章 总 则
第 一 条 为 了 保 证 工 商 行 政 管 理 机 关 正 确 实 施 行 政 处 罚 ， 保 护 当 事 人 的 合 法 权 益 ， 根 据 《 中 华 人 民 共 和 国 行 政 处 罚 法 》 的 有 关 规 定 ， 制 定 本 规 则 。
第 二 条 本 规 则 所 称 的 听 证 ， 是 指 工 商 行 政 管 理 机 关 对 属 于 听 证 范 围 的 行 政 处 罚 案 件 在 作 出 行 政 处 罚 决 定 之 前 ， 依 法 听 取 听 证 参 加 人 的 陈 述 、 申 辩 和 质 证 的 程 序 。
第 三 条 工 商 行 政 管 理 机 关 举 行 听 证 ， 适 用 本 规 则 。
第 四 条 听 证 由 工 商 行 政 管 理 机 关 内 设 的 法 制 机 构 具 体 组 织 。
第 五 条 工 商 行 政 管 理 机 关 举 行 听 证 ， 应 当 遵 循 以 下 原 则 ：
(一 )保 障 和 便 利 当 事 人 行 使 陈 述 权 、 申 辩 权 和 质 证 权 ；
(二 )公 开 、 公 正 ；
(三 )听 证 主 持 人 与 所 听 证 的 案 件 有 直 接 利 害 关 系 的 ， 应 当 回 避 ；
(四 )不 得 向 当 事 人 收 取 费 用 。
第 二 章 申 请 和 受 理
第 六 条 工 商 行 政 管 理 机 关 作 出 下 列 行 政 处 罚 决 定 之 前 ， 应 当 告 知 当 事 人 有 要 求 举 行 听 证 的 权 利 ：
(一 )责 令 停 业 整 顿 、 责 令 停 止 营 业 、 责 令 停 止 广 告 业 务 等 ；
(二 )吊 销 、 收 缴 或 者 扣 缴 营 业 执 照 、 吊 销 广 告 经 营 许 可 证 、 撤 销 商 标 注 册 、 撤 销 特 殊 标 志 登 记 等 ；
(三 )对 公 民 处 以 5 000元 ， 对 法 人 或 者 其 他 组 织 处 以 5万 元 以 上 罚 款 。
各 省 、 自 治 区 、 直 辖 市 人 大 常 委 会 或 者 人 民 政 府 对 前 款 第 (三 )项 所 列 罚 款 数 额 有 具 体 规 定 的 ， 从 其 规 定 。
第 七 条 采 取 口 头 形 式 告 知 的 ， 工 商 行 政 管 理 机 关 应 当 将 告 知 情 况 记 入 笔 录 ， 并 由 当 事 人 在 笔 录 上 签 名 或 者 盖 章 。
采 取 书 面 形 式 告 知 的 ， 工 商 行 政 管 理 机 关 可 以 直 接 送 达 当 事 人 ， 也 可 以 委 托 当 事 人 所 在 地 的 工 商 行 政 管 理 机 关 代 为 送 达 ， 还 可 以 采 取 邮 寄 送 达 的 方 式 送 达 当 事 人 。
无 法 找 到 当 事 人 的 ， 由 工 商 行 政 管 理 机 关 以 公 告 的 方 式 告 知 。
第 八 条 当 事 人 要 求 听 证 的 ， 应 当 自 接 到 告 知 听 证 的 通 知 之 日 起 3日 内 以 书 面 或 者 口 头 形 式 提 出 。
自 当 事 人 签 收 之 日 起 3日 内 ， 或 者 工 商 行 政 管 理 机 关 挂 号 寄 出 之 日 起 15日 内 ， 或 者 自 公 告 之 日 起 15日 内 ， 当 事 人 不 要 求 举 行 听 证 的 ， 视 为 放 弃 要 求 举 行 听 证 的 权 利 。
第 九 条 当 事 人 要 求 听 证 的 ， 工 商 行 政 管 理 机 关 应 当 受 理 ， 并 依 照 本 规 则 的 规 定 组 织 听 证 。
第 三 章 听 证 主 持 人 和 听 证 参 加 人
第 十 条 听 证 主 持 人 由 工 商 行 政 管 理 机 关 负 责 人 指 定 。 听 证 主 持 人 可 以 由 1至 3人 担 任 ， 2人 以 上 共 同 主 持 听 证 的 ， 应 当 由 其 中 1人 为 首 席 听 证 主 持 人 。
案 件 调 查 人 员 不 得 担 任 听 证 主 持 人 。
第 十 一 条 记 录 员 由 听 证 主 持 人 指 定 ， 具 体 承 担 听 证 准 备 和 听 证 记 录 工 作 。
第 十 二 条 听 证 主 持 人 有 下 列 情 形 之 一 时 ， 应 当 回 避 ：
(一 )是 案 件 的 当 事 人 或 者 当 事 人 的 近 亲 属 ；
(二 )与 案 件 有 利 害 关 系 ；
(三 )与 案 件 当 事 人 有 其 他 关 系 ， 可 能 影 响 对 案 件 的 公 正 听 证 的 。
第 十 三 条 当 事 人 认 为 听 证 主 持 人 有 本 规 则 第 十 二 条 所 列 情 形 之 一 的 ， 有 权 以 口 头 或 者 书 面 形 式 申 请 其 回 避 。
当 事 人 提 出 回 避 申 请 的 ， 听 证 主 持 人 应 当 于 当 日 报 告 本 机 关 负 责 人 ， 由 本 机 关 负 责 人 决 定 是 否 回 避 。
第 十 四 条 听 证 主 持 人 在 听 证 活 动 中 行 使 下 列 职 权 ：
(一 )决 定 举 行 听 证 的 时 间 、 地 点 ；
(二 )决 定 听 证 的 延 期 、 中 止 或 者 终 结 ；
(三 )通 知 听 证 参 加 人 ；
(四 )询 问 听 证 参 加 人 ；
(五 )接 收 有 关 证 据 ；
(六 )本 规 则 赋 予 的 其 他 职 权 。
第 十 五 条 听 证 主 持 人 应 当 公 开 、 公 正 地 履 行 主 持 听 证 的 职 责 ， 不 得 妨 碍 听 证 参 加 人 行 使 陈 述 权 、 申 辩 权 和 质 证 权 ， 不 得 徇 私 枉 法 ， 包 庇 纵 容 违 法 行 为 。
第 十 六 条 听 证 主 持 人 违 反 本 规 则 规 定 ， 徇 私 枉 法 ， 包 庇 纵 容 违 法 行 为 的 ， 给 予 行 政 处 分 ； 构 成 犯 罪 的 。 依 法 追 究 刑 事 责 任 。
第 十 七 条 要 求 举 行 听 证 的 公 民 、 法 人 或 者 其 他 组 织 是 听 证 的 当 事 人 。
第 十 八 条 与 所 听 证 的 案 件 有 利 害 关 系 的 其 他 公 民 、 法 人 或 者 其 他 组 织 ， 可 以 作 为 第 三 人 向 听 证 主 持 人 申 请 参 加 听 证 ， 或 者 由 听 证 主 持 人 通 知 其 参 加 听 证 。
第 十 九 条 当 事 人 、 第 三 人 可 以 委 托 1至 2人 代 为 参 加 听 证 。
第 二 十 条 委 托 他 人 代 为 参 加 听 证 的 ， 应 当 向 工 商 行 政 管 理 机 关 提 交 由 委 托 人 签 名 或 者 盖 章 的 授 权 委 托 书 。
授 权 委 托 书 应 当 载 明 委 托 事 项 及 权 限 。 委 托 代 理 人 代 为 放 弃 行 使 陈 述 权 、 申 辩 权 和 质 证 权 的 ， 必 须 有 委 托 人 的 明 确 授 权 。
第 二 十 一 条 案 件 调 查 人 员 应 当 参 加 听 证 。
第 二 十 二 条 听 证 主 持 人 可 以 通 知 与 所 听 证 案 件 有 关 的 证 人 、 鉴 定 人 、 勘 验 人 到 场 参 加 听 证 。
第 四 章 听 证 准 备
第 二 十 三 条 工 商 行 政 管 理 机 关 应 当 自 接 到 当 事 人 要 求 举 行 听 证 的 申 请 之 日 起 3日 内 ， 确 定 听 证 主 持 人 。
第 二 十 四 条 案 件 调 查 人 员 应 当 自 确 定 听 证 主 持 人 之 日 起 3日 内 ， 将 案 卷 移 送 听 证 主 持 人 ， 由 听 证 主 持 人 阅 卷 ， 准 备 听 证 提 纲 。
第 二 十 五 条 听 证 主 持 人 应 当 自 接 到 案 件 调 查 人 员 移 送 的 案 卷 之 日 起 5日 内 确 定 听 证 的 时 间 、 地 点 ， 并 应 当 于 举 行 听 证 7日 前 通 知 当 事 人 。
第 二 十 六 条 听 证 主 持 人 应 当 于 举 行 听 证 7日 前 将 举 行 听 证 的 时 间 、 地 点 通 知 案 件 调 查 人 员 ， 并 退 回 案 卷 。
第 二 十 七 条 除 涉 及 国 家 秘 密 、 商 业 秘 密 或 者 个 人 隐 私 外 ， 听 证 应 当 公 开 举 行 。
公 开 举 行 听 证 的 ， 应 当 公 告 当 事 人 姓 名 或 者 名 称 ， 案 由 以 及 举 行 听 证 的 时 间 、 地 点 。
第 五 章 听 证
第 二 十 八 条 听 证 开 始 前 ， 记 录 员 应 当 查 明 听 证 参 加 人 是 否 到 场 ， 宣 布 听 证 纪 律 ， 并 向 听 证 主 持 人 报 告 听 证 准 备 就 绪 。
第 二 十 九 条 当 事 人 无 正 当 理 由 拒 不 到 场 参 加 听 证 的 ， 或 者 未 经 听 证 主 持 人 允 许 中 途 退 场 的 ， 按 放 弃 听 证 权 处 理 。
第 三 十 条 记 录 员 应 当 向 到 场 人 员 宣 布 以 下 听 证 纪 律 ：
(一 )服 从 听 证 主 持 人 的 指 挥 ， 未 经 听 证 主 持 人 允 许 不 得 发 言 、 提 问 ；
(二 )未 经 听 证 主 持 人 允 许 不 得 录 音 、 录 像 和 摄 影 ；
(三 )听 证 参 加 人 未 经 听 证 主 持 人 允 许 不 得 退 场 ；
(四 )旁 听 人 员 不 得 大 声 喧 哗 ， 不 得 鼓 掌 、 哄 闹 或 者 进 行 其 他 妨 碍 听 证 秩 序 的 活 动 。
第 三 十 一 条 对 违 反 听 证 纪 律 的 ， 听 证 主 持 人 有 权 予 以 制 止 ； 情 节 严 重 的 ， 责 令 其 退 场 。
第 三 十 二 条 听 证 主 持 人 核 对 听 证 参 加 人 ， 宣 布 案 由 ， 宣 布 听 证 主 持 人 、 记 录 员 、 翻 译 人 员 名 单 ， 告 知 听 证 参 加 人 在 听 证 中 的 权 利 义 务 ， 询 问 当 事 人 是 否 提 出 回 避 申 请 。
当 事 人 申 请 回 避 的 ， 由 听 证 主 持 人 宣 布 暂 停 听 证 ， 按 本 规 则 第 十 三 条 规 定 办 理 。 记 录 员 、 翻 译 人 员 的 回 避 ， 由 听 证 主 持 人 决 定 。
第 三 十 三 条 听 证 按 下 列 顺 序 进 行 ：
(一 )案 件 调 查 人 员 提 出 当 事 人 违 法 的 事 实 、 证 据 、 依 据 以 及 行 政 处 罚 建 议 ；
(二 )当 事 人 及 其 委 托 代 理 人 进 行 陈 述 和 申 辩 ；
(三 )第 三 人 及 其 委 托 代 理 人 进 行 陈 述 ；
(四 )互 相 辩 论 ；
(五 )听 证 主 持 人 按 照 第 三 人 、 案 件 调 查 人 员 、 当 事 人 的 先 后 顺 序 征 询 各 方 最 后 意 见 。
第 三 十 四 条 当 事 人 可 以 当 场 提 出 证 明 自 己 主 张 的 证 据 ， 听 证 主 持 人 应 当 接 收 。
当 事 人 和 案 件 调 查 人 员 经 听 证 主 持 人 允 许 ， 可 以 就 有 关 证 据 进 行 质 问 ， 也 可 以 向 到 场 的 证 人 、 鉴 定 人 、 勘 验 人 发 问 。
第 三 十 五 条 听 证 主 持 人 可 以 根 据 情 况 作 出 延 期 、 中 止 听 证 的 决 定 。
第 三 十 六 条 有 下 列 情 形 之 一 的 ， 可 以 延 期 举 行 听 证 ：
(一 )当 事 人 因 不 可 抗 拒 的 事 由 无 法 到 场 的 ；
(二 )当 事 人 临 时 提 出 回 避 申 请 的 ；
(三 )其 他 应 当 延 期 的 情 形 。
第 三 十 七 条 有 下 列 情 形 之 一 的 ， 可 以 中 止 听 证 ：
(一 )需 要 通 知 新 的 证 人 到 场 或 者 需 要 重 新 鉴 定 、 勘 验 的 ；
(二 )当 事 人 因 不 可 抗 拒 的 事 由 ， 无 法 继 续 参 加 听 证 的 ；
(三 )其 他 应 当 中 止 听 证 的 情 形 。
第 三 十 八 条 延 期 、 中 止 听 证 的 情 形 消 失 后 ， 由 听 证 主 持 人 决 定 恢 复 听 证 的 时 间 、 地 点 ， 并 通 知 听 证 参 加 人 。
第 三 十 九 条 记 录 员 应 当 将 听 证 的 全 部 活 动 记 入 笔 录 ， 由 听 证 主 持 人 和 记 录 员 签 名 。
听 证 笔 录 应 当 经 听 证 参 加 人 审 核 无 误 或 者 补 正 后 ， 由 听 证 参 加 入 当 场 签 名 或 者 盖 章 。 拒 绝 签 名 或 者 盖 章 的 ， 由 听 证 主 持 人 记 明 情 况 ， 在 听 证 笔 录 中 予 以 载 明 。
第 四 十 条 听 证 结 束 后 ， 听 证 主 持 人 应 当 写 出 听 证 报 告 ， 连 同 听 证 笔 录 一 并 上 报 本 机 关 负 责 人 。
第 四 十 一 条 听 证 报 告 应 当 包 括 以 下 内 容 ：
(一 )听 证 案 由 ；
(二 )听 证 主 持 人 和 听 证 参 加 人 的 基 本 情 况 ；
(三 )听 证 的 时 间 、 地 点 ；
(四 )听 证 的 简 单 经 过 ；
(五 )案 件 事 实 ；
(六 )处 理 意 见 和 建 议 。
第 六 章 附 则
第 四 十 二 条 工 商 行 政 管 理 机 关 应 当 保 障 听 证 经 费 ， 提 供 组 织 听 证 所 必 需 的 场 地 、 设 备 以 及 其 他 便 利 条 件 。
第 四 十 三 条 本 规 则 自 公 布 之 日 起 施 行 。